في المؤتمر يأتي الحضور ليستمعوا ويتعلموا، وفي المعرض يأتي الزوار ليتجولوا ويتعرفوا، وفي الحالتين تكون الضيافة جزءًا من الانطباع الذي يخرجون به عن الجهة المنظمة. ضيافة المؤتمرات والمعارض تختلف عن ضيافة الحفلات: توقيتها مرتبط بجدول الجلسات، ومكانها محدود بمساحة القاعة أو الجناح، وجمهورها متنوع؛ بعضه يمر مسرعًا وبعضه يجلس طويلًا. هنا نشرح كيف نرتبها.
استراحة القهوة بين الجلسات
استراحة القهوة قصيرة، ويخرج فيها الحضور دفعة واحدة. لذلك نوزع محطات القهوة والشاي في أكثر من نقطة بدل طاولة واحدة يتزاحم حولها الجميع، ونجهز كل شيء قبل نهاية الجلسة بقليل حتى لا ينتظر أحد. ونختار أصنافًا خفيفة تؤكل وقوفًا دون أن تتسخ الأيدي، مثل المعجنات الصغيرة والتمر والحلويات المقطعة، فالحضور يحملون حقائبهم وهواتفهم وبطاقاتهم.
ونضع المحطات بعيدًا عن أبواب القاعات حتى لا يعيق الزحام دخول من يعود إلى الجلسة التالية، مع طاولات عالية صغيرة لمن يريد أن يضع كوبه ويتحدث.
وإن كان المؤتمر طويلًا يمتد إلى ما بعد الظهر، نقترح استراحة طعام خفيف منفصلة عن استراحات القهوة، في مكان يتسع للجلوس، حتى لا يعود الحضور إلى الجلسات وهم مرهقون.
ضيافة جناح المعرض
الجناح في المعرض مساحة محدودة، وكل زاوية فيه لها وظيفة. نصمم ركن ضيافة صغيرًا لا يحجب المعروضات، يقدم القهوة العربية والتمر أو الماء والعصائر للزوار، ويمنح فريق الشركة فرصة للحديث معهم بهدوء. ونراعي تعليمات إدارة المعرض في استخدام الكهرباء والمواد، ونعيد تعبئة الضيافة على امتداد أيام المعرض بحسب الاتفاق. وقد يصبح فنجان القهوة العربية في الجناح سببًا لوقوف الزائر وسؤاله عن الشركة.
ونختار أدوات الضيافة بما يناسب صورة الشركة: فناجين ودلة نحاسية لمن يريد طابعًا كويتيًا أصيلًا، أو أكوابًا أنيقة تحمل الشعار لمن يريد طابعًا عصريًا. والمهم أن يبقى الركن نظيفًا مرتبًا طوال ساعات المعرض، فالفوضى فيه تُحسب على الجناح كله.
منصة المتحدثين وطاولات اللجان
المتحدث يحتاج ماءً على المنصة قبل أن يبدأ، ولجان التحكيم أو كبار الضيوف يحتاجون ضيافة على طاولاتهم دون أن يُقاطَعوا. نجهز ذلك قبل بدء الجلسة، ونتفق مع المنظمين على أوقات التبديل الهادئة التي لا تشتت الحضور، كالفواصل بين المتحدثين أو أثناء عرض المقاطع المرئية. ونضع الماء في قوارير صغيرة أو أكواب مغطاة حتى لا ينسكب على أوراق المتحدث أو أجهزته.
كميات تُحسب على البرنامج لا على التخمين
نطلب جدول المؤتمر أو ساعات المعرض والعدد المتوقع للحضور، ثم نقدّر الكميات ومواعيد التجديد. هذا يمنع مشهدين محرجين: محطة فارغة في منتصف الاستراحة، أو كميات كبيرة تُهدر في نهاية اليوم. ونراعي الحضور الذين لديهم أنظمة غذائية خاصة بإضافة خيارات بديلة إن طُلب ذلك، ونضع على كل صنف بطاقة صغيرة باسمه.
هذه الخدمة جزء من تنظيم حفلات التخرج والشركات في الكويت، ويمكن الجمع بينها وبين تنظيم فعاليات الشركات إن كان المؤتمر جزءًا من فعالية أكبر. أرسل تفاصيل المؤتمر أو المعرض إلى ضيافة النوبي عبر واتساب أو الاتصال، ونراجع المتاح معك قبل الاتفاق.
أسئلة شائعة
هل تقدمون الضيافة لمؤتمر يمتد عدة أيام؟
نعم، نتفق على خطة لكل يوم بحسب جدول الجلسات، مع إمكانية تنويع الأصناف بين الأيام.
هل يمكن تقديم القهوة العربية في جناح المعرض؟
نعم، إن كانت تعليمات المعرض تسمح بذلك، ونجهز الركن بما يتناسب مع مساحة الجناح.
ماذا نرسل لكم قبل المؤتمر؟
جدول الجلسات، وموقع القاعة أو الجناح، والعدد المتوقع، وأي اشتراطات من إدارة المكان.
هل يمكن أن تحمل أكواب الضيافة شعار الشركة؟
يمكن ذلك إذا وصلتنا الملفات مبكرًا، ونعرض عليكم النموذج قبل الطباعة.
أصول النوبي للفعاليات